von Erik
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Dienstag, 31.10.2017, 9 Uhr
Katrin und ich sitzen am Frühstückstisch. Laptop neben mir, aufgeklappt und angeschaltet. Die Anmeldeseite des Eiger Ultra Trails ist geöffnet.
Es ist alles vorbereitet. Um 10 Uhr wird die Anmeldung freigeschaltet. Aus den vergangenen Jahren weiß man, dass man schnell sein muss. Vor allem beim E101 sind die Startplätze zügig vergeben.
Mit einem Auge bin ich während des Frühstücks immer beim Laptop. Und gut so: Die Anmeldung geht schon kurz vor 10 Uhr auf. Jetzt schnell alles eingeben, auf Bezahlen drücken und - ERROR! Vorgang kann nicht ausgeführt werden. Also nochmal, wieder Error.
Langsam werde ich nervös. Katrin meint zwar, dass sicher der Server bei Datasport, der Zeitnahme- und Anmeldefirma, überlastet und zusammengebrochen ist und sich keiner anmelden kann. Das beruhigt mich nicht wirklich. Das würde dann ja bedeuten, dass im Laufe der Zeit immer mehr Leute dazukommen - und wer dann durchkommt ist reine Glücksache. Egal: weitertippen. Am besten wäre, wenn sie alles stoppen würden und später komplett neu anfangen. Da aber keine klare Meldungen kommen, ist alles sehr intransparent.
Zwischenzeitlich haben wir mit Sabine und Andrea telefoniert. Die beiden versuchen direkt über die Datasportseite die Anmeldung durchzugeben. Auch das funktioniert nicht. Immerhin kommt die Meldung, dass man in einem Warteraum ist und alle abgearbeitet werden. Und sie versuchen, über Facebook an die aktuellsten Nachrichten vom Eiger Ultra zu kommen.
In den sozialen Netzen bricht der Sturm los. So wie uns geht es Hunderten von Leuten. Jeder versucht Informationen zu bekommen oder Hilfe zu finden, einige kotzen sich richtig aus.
Auf der Seite vom Eiger Ultra kommt dann irgendwann die Meldung, dass in den ersten Minuten 1200 Leute versucht haben, sich anzumelden und dass der Fehler bei Datasport liegt, wohl beim Bezahlsystem. Später kommt dann die Nachricht, dass alle, die sich bis 12 Uhr angemeldet haben, eine Mail mit einem Link zum bezahlen bekommen sollen.
Die Stimmung ist eine Mischung aus Ärger und Verzweiflung. Es ist Feiertag und anstatt sich in fünf Minuten anzumelden und dann etwas Schönes zu machen, sind jetzt schon vier Stunden hinüber und die Sache ist immer noch nicht geklärt.
Es werden dann nach und nach diverse Infos veröffentlicht. 500 Teilnehmern soll es gelungen sein, sich normal anzumelden, dann brach das System zusammen. Diejenigen, die bis 12 Uhr eine Anmeldung aufgegeben haben, sollen eine mail bekomen. Aber das passiert wohl nur teilweise. Auf die Anfrage, ob mit der Mail dann die Anmeldung gesichert ist, kommt von Datasport erst die Antwort: Nein, erst nach Bezahlung und weiterer Bestätigung. Kommentar aus den sozialen Medien: seit 9.50 Uhr vorm Rechner, einen halben Tag investiert und trotzdem keine Bestätigung, sondern nur ein vielleicht...
Bei uns sollte sich der weitere Ablauf als besonders schwierig erweisen. Nachdem wir frühzeitig die vier Anmeldungen gesplittet hatten (ich separat, da der E101 am kritischsten ist), wurden beide Vorgänge auch separat bearbeitet. Für Sabine, Andrea und Katrin kam um 13.40 Uhr die Mail mit dem Bezahl-Link, nicht aber für mich. Auch nicht nach Rückfrage und mehrmaligem Nachhaken.
Und wenn etwas schiefgeht, dann richtig: Sabine und ich hatten parallel mit unterschiedlichen Mailadressen beim Eiger und bei Datasport nachgefragt. Datasport hatte dann irgendwann abends die Mail verschickt, leider aber an unsere Blogadresse, von der aus Sabine geschrieben hatte, nicht aber an meine Mailadresse, mit der ich mich angemeldet hatte und die ich regelmäßig abgefragt habe. Dumm nur, dass der Bezahl-Link in der Mail eine Deadline hatte: am nächsten Morgen um 8:00 Uhr. Und bis dahin war uns nicht aufgefallen, dass Datasport die e-mail an die falsche Adresse geschickt hatte ...
Letztendlich stand ich dann Freitag Abend (!!!) als einer der Letzten auf der Starterliste.
Halleluja. Das war ein hartes Stück Arbeit!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Hinterher fragt man sich immer, was da eigentlich schief gelaufen ist. Was auch immer genau da bei Datasport passiert ist, lasse ich mal dahingestellt. Sicherlich war das Krisenmanagement überarbeitungsbedürftig. Fehlende Informationen, Intransparenz, zu spätes Reagieren usw. dürften zu einem deutlichen Imageschaden geführt haben.
Der Veranstalter, ansonsten für seine super Arbeit bekannt und auch hier bemüht, den Schaden für die Läufer so gering wie möglich zu halten, sollte daraus lernen und die Anmeldungsprozedur künftig dem zu erwartenden Ansturm besser anpassen.
Also: Schwamm drüber und nach vorne schauen auf das was wichtiger ist: die Planung der Vorbereitung.
Übrigens haben wir Zuwachs bekommen: Mein Bruder Dirk und seine Frau Uta haben sich entschieden ebenfalls teilzunehmen. Sie werden den E16 machen. Außerdem ist ihre Tochter Vicky mit dabei als Supporter. Das heißt wir haben mit meinen Eltern, Amelie und Vicky nun vier Betreuer und mit Katrin, Andrea, Sabine, Dirk, Uta und mir sechs Läufer.
Coole Sache. Freue mich sehr. Das wird bestimmt klasse.
In diesem Sinne: Jetzt geht's los. See you on the Trails!
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